BPM導入(改善)のステップ

BPMの導入において以下のステップを踏むことは重要です。とにかくシステムが動いて一度きりの改善ができればいい、ということではPDCAサイクルは回らず、通常のシステム導入と何ら変わらないということになります。BPMNレベル1とレベル2の違い

ステップ1 現状業務をBPMNレベル1で記述します。
 
ステップ2 現状分析での課題に対して解決策を作成します。
 
ステップ3 解決策を盛り込んだBPMNレベル1のTo-Beフロー描きます。
※ここまでのステップは実務担当者が中心に実施します。ここまで作成された業務フローは実務担当者が維持管理をしていくことになります。
 
ステップ4 BPMNレベル1のTo-Beフローをレベル2に変換します。ここで自動化できること、できないことが明確にします。
注釈文などで書かれた曖昧なルールや例外事項をBPMNレベル2の記号を使って表記することで「自動化できること、明確にルール化できること」と「人が判断する事項」が明確に分けられることができます。また作業の自動化においては「実施すべきこと」「一旦保留すること」「実施しないこと」を明確にします。要求される機能(特に作業の自動化)に関しては、時間と費用がかかるものは「一旦保留」とすることが大切です。
※このステップは、プロジェクト事務局(情報システム部門等)と実務担当者のリーダーと実施します。
 
ステップ5 自動化できないことを「動く業務マニュアル」として画面を動かしながらプロトタイピングをして、実務担当者と使いやすい画面を設計します。

ステップ4で決まった事項を実際にBPMSで実装していきます。BPMNだけでは不足しているデータ項目の洗い出しもここで行います。そして実際にBPMSを動かしながら実務担当者と確認をしていきます。
 
ステップ6 画面設計が終了したら、自動化できる機能、できない機能の両面をBPMSとその他のシステムの連携も含めて実装を行います。

ステップ5では、実施していなかった外部システムとの連携を行います。ここで連携に関して技術的に困難なことが発生する場合は、「一旦保留」とすべきです。ここで延々と1つの自動化機能の実現のためにプロセス全体の改善を止めるべきではありません。実行してデータを蓄積し本当にその自動化機能が必要かを再確認するべきです。再確認するのに多くの時間は必要ありません。そしてステップ3に戻り再度検討をすることです。PDCAサイクルが回しやすい、小さな改善は継続的に実施できることがBPMSの大きな利点です。ここまでの流れが一見、ウォーターフォール型のシステム開発と似ていますがPDCAサイクルが短期間で回せる点が大きな違いです。